Rutine - digital forsendelseVeiledere finner du her. 1. Slik oppretter du en ny utgående journalpostNår du skal skrive et nytt brev i en sak, velger du som før «Ny utgående». Du skriver brevet og knytter til eventuelle vedlegg, på vanlig måte. Med unntak av mottakerfeltet, skal alle feltene i journalposten fylles ut på vanlig måte. 1.1 Hvordan legger du inn mottakere av brevet? Bruk alltid oppslag i folkeregisteret når du skal legge inn en person som mottaker av et brev. Bruk alltid oppslag i enhetsregisteret når du skal legge inn en virksomhet (kommune, firma) som mottaker av et brev. Hvis du ikke finner organisasjonsnummeret til rett seksjon, eksempelvis i en kommune, bruk det organisasjonsnummeret som brukes generelt for kommunen. Du kan skrive på hvilken seksjon som er mottaker i feltet «Kontakt». For å legge inn mottakerne av brevet på riktig måte, må du følge denne fremgangsmåten:
- Klikk på forstørrelsesglasset ved feltet «Kortnavn» på fanen «Mottakere» for å få tilgang til folkeregisteret/enhetsregisteret
- Øverst på ny side som heter «Søkekriterier», må du først velge «Adresseregister»
- Velg folkeregisteret dersom brevet skal til en privatperson, og enhetsregistret dersom brevet skal til et firma e.l.
- I feltet «kortnavn» legger du inn fødselsnummeret/organisasjonsnummeret.
- Dersom du ikke kjenner fødselsnummeret/organisasjonsnummeret, legger du i stedet inn mottakers navn i feltet «Navn». Du kan også legge inn postnummer dersom det er kjent.
- Klikk på «Søk»
- Klikk på navne- og adresselinjen som kommer opp nederst på siden
- Du kommer nå tilbake til siden for «Ny utgående journalpost» hvor mottakeren er lagt inn. NB! Dersom poststed mangler, må du legge det inn manuelt.
- Klikk «lagre», og opprett brev
1.2 Hva gjør du hvis det er flerehovedmottakere? Dersom det er flere som skal stå som hovedmottaker av brevet i adressefeltet (altså ikke kopimottakere), må du følge denne fremgangsmåten: Ved opprettelsen av journalposten/brevet skal alle legges inn som hovedmottaker av brevet, dvs. føres inn på hver sin linje i mottakerfeltet uten at du krysser av for kopi. 1.3 Hva hvis ikke alle mottakere skal ha hele brevet/alle vedleggene? Alle som står som mottakere av et brev, enten som hovedmottaker eller kopimottaker, vil få tilsendt hele brevet med vedlegg elektronisk. Mottakere som ikke skal ha kopi av hele dokumentet/alle vedleggene skal derfor ikke legges inn som kopimottaker i brevet. For disse må du skrive et oversendelsesbrev (en ny journalpost) hvor bare det de skal ha legges ved.
2. Brevet skal godkjennes elektroniskAlle utgående brev skal som tidligere godkjennes elektronisk. Saksbehandler kan selv godkjenne elektronisk, forutsatt at saksbehandler har fått fullmakt til dette. Brevet får automatisk status F (ferdigstilt) når det er elektronisk godkjent med «Enkel godkjenning». Hvis brevet skal godkjennes av flere (godkjenningsrunde), må du ferdigstille brevet slik at det får status F.
3. Slik sender du brevet elektroniskFor å kunne sende brevet elektronisk, må det være ferdigstilt, dvs. ha status F. For å sende brevet elektronisk, må du følge denne fremgangsmåten:
- Klikk på konvolutten ved siden av brevet du skal sende og velg «Ekspeder» og deretter «Ekspeder elektronisk»
- Velg forsendelsesmåte «SvarUt»
- Klikk «Ekspeder»
- Klikk på «Lukk» når det i feltet «Fors.stat.» står «Klar for sending»
4. Hovedregel: Brev skal kun sendes elektroniskSom hovedregel skal alle brev kun ekspederes elektronisk. Du har bare ansvar for å sende brevet elektronisk. Dersom mottaker ikke har elektronisk postkasse, vil brevet bli skrevet ut og sendt manuelt av eksternt firma (Grafisk Digital). 4.1 Unntak: Brev som kun skal sendes fysisk Enkelte brev skal kun sendes fysisk. Dette gjelder
Brev som bare sendes manuelt og ikke gjennom digital forsendelse, må du sette status til E når brevet er ferdig godkjent og sendt. I de få tilfeller der det er behov for original utskrift med stempel og/eller signatur, skrives brevet ut av saksbehandler før de stemples og sendes pr brevpost fra Bufetat. Dersom det lar seg gjøre å ekspedere forsendelsen elektronisk, gjøres det i tillegg.
4.2 Når kopimottaker har utenlandsk adresse Når brevet skal sendes elektronisk til hovedmottaker, men kopimottaker har utenlandsk adresse, skal brevet først sendes elektronisk på vanlig måte. Forsendelsen til kopimottaker med utenlandsk adresse vil da havne i mappen «EDF- Dokumenter feilet» (nederst på fellessøk). Kopi må da sendes manuelt, og status endres til E.
5. Slik sjekker du om mottaker har fått brevetDu kan sjekke om mottaker har fått brev som er sendt elektronisk.
- Klikk på mappen som heter «EDF – Overføring feilet» - ligger nederst på «Fellessøk»
- Søket viser journalposter hvor elektronisk overføring feilet av en eller annen grunn.
Ta kontakt via Serviceportal hvis elektronisk overføring feilet eller hvis status har stått på «Under sending» i en time eller mer. NB! Hurtigsøk-funksjonen «Ekspeder elektronisk» skal ikke brukes av saksbehandlere, men er kun for dokumentforvalterne
6. Slik sjekker du i hvilken form mottaker har fått brevet
- Gå på gjeldende journalpost du ønsker å sjekke (klikk på dokumenttittelen, så du kommer på dokumentnivå)
- Gå til fanen «Avsender/mottaker»
- Se på «Fors.stat» (forsendelsesstatus), her kan det stå følgende:
1. Sendt: Betyr at mottaker har digital postkasse og har fått brevet, eller at brevet er sendt Altinn og ennå ikke åpnet.
- NB! Dersom mottaker har opprettet digital postkasse, men likevel ikke åpner sendingen, vil brevet ikke bli sendt til utskrift. Dersom du er i tvil om at mottaker har mottatt sendingen, meld sak i Serviceportal (Dokumentforvaltning - Sikker digital post).
2. Åpnet av mottaker: Betyr at mottaker har fått brevet i Altinn, og åpnet og lest det
- Se på «Fors.måte» (forsendelsesmåte), når det står «SvarUt-sendt til utskrift» er brevet ikke åpnet i Altinn, og brevet er sendt til print hos ekstern leverandør.
|