|
RUTINE FOR FRANKERING AV POST Dokumentsenteret har ansvar for å frankere og å sende ut post. All post skal være levert på dokumentsenteret senest kl. 14.15, og skal være ferdig frankert og lagt i røde postbakker til avhenting kl. 15.00. Ullensaker kommune sender mest mulig brev som B-post, da dette er et rimeligere alternativ enn A-post. Det er kun ”hastebrev” og brev til utlandet vi sender som A-post, og disse skal da være tydelig merket med bokstaven A. All umerket post sendes som B-post.
| Tips! Det kan være lurt å starte frankeringsmaskinen før du begynner å sortere, da den noen ganger kan være treg. Noen ganger må systemet oppdateres, og frankeringskontoen må lades opp, og dette kan ta litt tid.
|
| Tips! Det kan være greit å sortere og frankere konvoluttene etter størrelse, og legge de største konvoluttene på bunnen i postbakka etter frankering.
|
| Vi sorterer følgende: A-postB-post Innland Innland Utland Europa Utland Verden
|
Portoinnstilling for A-post innland og utland
Trykk på forhåndsinnstillinger
A innland - for Ullensaker kommune adresse
Trykk meny - stemplingsalternativer - reklame - ULLENS_KOMM2 - start
Hvis du skal sende brev til utland er oppskriften helt lik bortsett fra at du velger enten A-post utland Europa eller A-post utland verden når du trykker på forhåndsinnstillinger. Portoinnstillinger for B-post innland
Trykk på grunninnstillinger - for Ullensaker kommune adresse
Trykk meny - stemplingsalternativer - reklame - ULLENS_KOMM2 - start
Når du har valgt enten A eller B-post så legges brevene i sporet til venstre på maskinen. Brevene går gjennom maskinen og blir veid og stemplet med rett pris før de kommer ferdig frankert i lomma til høyre på maskinen. Post som ikke kan frankeres i maskin Når brev er for store for frankeringsmaskinen så er det en egen vekt som er koblet til frankeringsmaskinen som brevene veies på. Man bare velger om det er A eller B-post, legger brevet på vekten og prisen på brevet kommer på skjermen på frankeringsmaskinen. Det er lurt å sjekke at prisen kommer opp på skjermen. Det er det en liten knapp som det står teip. Trykk på denne og det kommer det ut en ferdig frankert lapp som bare er å klistre på brevet. Det er en egen hylle for ferdig frankert post, denne posten fordeler vi i kassene etter frankeringen av posten. Vei kun det første brevet Når vi ser at vi har en hel bunke med like brev så kan vi spare tid med denne innstillingen. Bare det første brevet blir veid og resten går gjennom maskinen og bli kun stemplet med lik porto før de kommer ferdig frankert ut på høyre side av maskinen.
Her er oppskriften for veie kun det første brevet:
Trykk på modus - Vei kun det første brevet - velg riktig portoinnstilling - start
Masseutsendelse Det brukes ved enkeltutsendelser av brev som er over 200 brev. Det kan være alt fra fakturaer til infobrev osv. Oppskrift for masseutsendelse: Først må du bytte hode på frankeringsmaskinen -> starte maskinen -> gjør klar brevene og legg de i sporet til venstre -> skriv ned tallet nede til høyre på skjermen -> velg costum present -> A eller B-post -> trykk start. Når brevene er ferdig frankert så skal man notere tallet nede til høyre på skjermen. Maskinen har telt alle brevene og da skal må man sjekke hva det blir. Tallet du får er antall brev for utsending. Etter man er ferdig med dette er det viktig og bytte til det vanlige frankeringshode.
Du skal også fylle ut et skjema for masseutsendelsen. Der skriver man referansen, krysser av for usortert, skriver inn hvor mange brev som sendes, A eller B-post. Så veier man ett brev og skriver ned vekten på brevet. Deretter krysser man av for størrelses på brevet. Da er det tre størrelser og velge mellom. Standard, stor, maxi.
Og helt til slutt tar man en kopi av skjema og leverer det til Birgit.
Rekommandert post
Når det gjelder rekommandert post så vil det si at avsenderen får en garanti på at brevet kommer frem.
Portoinnstillinger for rekommandert post: Trykk på knappen porto -> posten Norge -> rekommandert -> velg en størrelse for brevet, små, store eller maxi -> tilrettelagt in -> start
Et gult klistremerke med ett RR nummer festes på brevet, og den andre delen av klistremerket festes i boka der man registrerer rekommanderte sendinger. Man skal også skrive hvem som er mottaker og i hvilken portoklasse brevet er i. Brevet og boka legges i en oransje sendingsbag. Boken og bagen blir returnert av posten til dokumentsenteret. |