Hvordan vurdere arkivverdighetÅ vurdere arkivverdighet vil si å avgjøre om et dokument skal bevares for ettertiden eller ikke. Det er viktig at vi kan dokumentere hva vi gjør, hvorfor vi gjør det og når avgjørelser ble tatt og gjennomført. Arkivering i P360 sikrer i tillegg gjenfinning, gjenbruk og deling av informasjon internt i Unit. Vurdering av arkivverdighet gjøres ut fra en kombinasjon av lovverk, skjønn og sunn fornuft. Følgende punkter kan være rettledende når dere må foreta en arkivvurdering:
- Er dokumentet gjenstand for saksbehandling?
- Har dokumentet verdi som dokumentasjon?
- Er det krav i lov- eller regelverk til dokumentasjonen: Hvilke lovverk må dere forholde dere til og hva står i dem?
- Beviser dokumentasjonen en bestemt handling som må bevares for ettertiden?
- Hva er risikoen for Unit å ikke ha dokumentasjonen?
Husk å skille mellom hva som er beslutninger og hva som er informasjonsutveksling/brukerstøtte. For eksempel vil en henvisning til allmenn informasjon som er tilgjengelig på Units nettside ikke regnes som arkivverdig. Se også: Offentleglova § 4 (definisjon av saksdokument for organet) Offentleglova § 14 (organinternte dokumenter) Arkivforskriften § 9 (journalføringsplikten) Riksarkivarens forskrift §§ 7.1 - 7.20 (bevaring- og kassasjonsregler for egenforvaltningssaker i det offentlige) Hva skal arkiveres? En sjekklisteHvis du svarer JA på ett eller flere av disse spørsmålene, skal du registrere dokumentet i P360. Er dokumentet sendt til Unit for at det skal fattes en avgjørelse eller vedtak i en sak? Er dokumentet viktig for å forstå et beslutnings- eller vedtaksgrunnlag? Inneholder dokumentet opplysninger som dokumenterer handlinger utført av Unit? Kan innholdet i dokumentet gjenbrukes i andre saker? Inneholder dokumentet en klage? Har dokumentet dokumentasjonsverdi? |