|
Dokumentsenteret har en ansvarlig for daglig drift, denne fordeler arbeidsoppgaver til hver enkelt ansatt dag for dag. Under følger gjeldende arbeidsoppgaver og rutiner: Arbeidsoppgaver Dokumentsenteret – REVIDERT mars 2021 POST Åpne post – stemple og sorterer i boksene (skole post som kan vente legges i skole post som ikke haster – egen boks) Journalføre innkommet post - Barnevern og erstatningskrav har 1.prioritet samt post fra dagen før Husk å kvalitetssikre skanningen – Sjekk egen historikk etter skanning så alt er importert Hente og stemple anbud som kommer, den som får beskjed om anbud må skrive på tavla med FRIST, eventuelt henge opp lapp HUSK: Legg post som ikke har blitt journalført + mapper som ligger på «disken» i skapet av dagens slutt, og lås skapet. POSTMOTTAK Postmottaket (elektronisk). Husk å sjekke filnavn og ta bort "Skien postmottak" som mottaker. Kvalitetskrav: filene er lesbare i riktig format og at de ikke er opp/ned Husk at xml.filene ikke skal slettes Husk å lese både på innboks og søppelpost Innsyn Documaster se internrutine POSTLISTE 1 OG 2 Sjekke postlister før de legges ut, legge disse ut på nett, PL leses av 2 pers i 360, begge skal også lese på saksnivå dvs på den “blå” eller på lederflaten Postliste Documaster leses av PL1 og legges ut daglig, følg internrutinen. Slette journalposter på postlistene på nettet etter 12 mnd. (den som har postliste 1 sletter samme dato fra året før som den datoen som legges ut) Offentleg elektronisk journal for organ som er omfatta av ordninga etter fyrste ledd, skal innrettast slik at det ikkje skal vere mogleg å få treff på personnamn i innførslar i journalane som er eldre enn eit år. Forskrift til offentleglova §6 BOKSTAVER (Journalføring av dokumenter opprettet/registrert av saksbehandler i P360) - tas i den rekkefølgen som står her - Journalføre/kvalitetssikre gjelder både åpen og sikker sone: midlertidig journalført (M) – husk å la xml filene ligge Uregistrerte dokumenter (SvarInn), ligger på arbeidsflate arkivar A – Altinn , kjør søk og journalfør det som du eventuelt ikke finner på SvarInn reserverte saker (R) Se * registrert av ansvarlig person/leder (S) Se ** ekspederte dokumenter (E) Se *** Avslutta saker se **** * R Kvalitetssikre saker opprettet av saksbehandler (Reserverte saker) – at de har arkivkode og riktig overskrift. Endre status til "Under behandling". Her er det viktig at vi dobbeltsjekker duplikatsaker , spesielt barn, elev og ansettelsesforhold (om det finnes saker fra før) ** S sjekk titler , åpne filer som er skannet av saksbehandler sjekk at det er rett fil og at det skannet riktig inn , rett opp hvis det ligger e-post som avsender/mottaker - åpen sone prioriteres før sikker *** E sjekk at det er fil, rett opp hvis det er e-postadresse som mottaker, sjekk gradering (hvis saksbehandler har glemt) saksfremlegg skal vi ikke røre **** AS Sjekke saker som er "Avsluttet av saksbehandler" – endre til "Avsluttet" - sjekke at filene har greit navn, eventuelt sende de i retur til saksbehandler dersom saken inneholder dokumenter som ikke er avskrevet riktig. Pass på arkivdel og at det er navn på ansvarlig ikke enhet OPPGAVER I TILLEGG Sjekke innsynsbegjæringer – evt. ta kontakt/gi beskjed til saksbehandler for at vedkommende skal ekspedere dem. Marit holder i den oppgaven men ved sykdom/ferie må alle kunne dette Makulere fysisk post etter 3 mnd – husk kjør søk etter manglende filer i begge soner VED LEDIG TID Sjekk favorittsøk på avdeling ca 1 gang i mnd |