Utarbeidet av: økonomisjef Marit Elisabeth H. Gaup - 24.07.2019
Ved overføring til bortsettingsarkiv (kjeller på rådhuset) skal alt materialet legges i egne dokumentesker, som merkes med årstall, type regnskapsmateriale, bilagsserie, måned og året materialet skal makuleres. Det skal deretter lages en egen liste som beskriver hva som er overført til arkivet, tidspunkt og hvem som har gjort det.
Arkiveringstid beregnes etter at regnskapet for gjeldende år er godkjent av kommunestyret (før 30.06). For eksempel skal regnskapsmateriale for 2008 makuleres ca 30.06.2019.
Nedenfor finnes en oversikt over oppbevaringspliktig regnskapsmateriale, hvor lenge det skal oppbevares, hvor det oppbevares, hvilket materiale som oppbevares, fremgangsmåte, ansvar og tidspunkt.
| Årsregnskap med årsrapport og revisjonsberetning
|
| Arkivering
|
For alltid
|
| Hvor arkiveres materiale
|
I sak- og arkivsystemet.
|
| Hvilke materiale
|
Avlagt årsrapport med årsregnskap og revisjonsberetning
|
| Fremgangsmåte
|
Det lages en egen saksmappe i sak- og arkivsystemet. Under saksmappen lages det en dokumentpost hvor det godkjente årsregnskap, årsrapport og revisjonsberetning registreres for arkivformål
|
| Ansvar
|
Økonomisjef
|
| Tidspunkt
|
Etter kommunestyrets godkjennelse (innen 30.6)
|
|
|
| Brev fra revisor
|
| Arkivering
|
10 år
|
| Hvor arkiveres materiale
|
I sak- og arkivsystemet
|
| Hvilke materiale
|
Alle brev fra revisor, både nummererte og ikke nummererte
|
| Fremgangsmåte
|
Det lages en egen saksmappe i sak- og arkivsystemet. Etter hvert som brev kommer inn blir det registrert under saksmappen. Brevet blir da registrert til arkivformål
|
| Ansvar
|
Postmottak / Økonomisjef
|
| Tidspunkt
|
Løpende
|
|
|
| Saldoliste
|
| Arkivering
|
For alltid
|
| Hvor arkiveres materiale
|
I sak- og arkivsystemet.
|
| Hvilke materiale
|
En saldoliste er en oppstilling over alle kontoer i regnskapssystemet, der det for hver konto skal vises kontokode og kontonavn og utgående saldo. Saldoliste heter
|
| Fremgangsmåte
|
Det lages en egen saksmappe i sak- og arkivsystemet (samme mappe som årsregnskap). Under saksmappen lages det en dokumentpost hvor saldoliste for gjeldende registreres for arkivformål. (Internt notat uten oppfølging)
|
| Ansvar
|
Økonomisjef
|
| Tidspunkt
|
Senest ved avleggelse av årsregnskap.
|
| Dokumentasjon av balansen (avstemminger) ved årets slutt
|
| Arkivering
|
10 år
|
| Hvor arkiveres materiale
|
Avstemmingene pr årsslutt arkiveres i egne permer som gjelder årsavslutning for gjeldende år. Avstemmingene arkiveres både på økonomikontoret og senere på bortsettingsarkiv i kjelleren på kommunehuset. Det samme gjelder løpende avstemminger som bank, Lindorff-rapporter, lønnsrelaterte balanseposter etc.
|
| Hvilke materiale
|
Alle avstemming som underbygger balansepostenes fullstendighet (alle balanseposter er bokført), realitet (kun balanseposter som eksisterer og gjelder kommunen er bokført) og nøyaktighet (balanseposter er riktig bokført, riktig periodisert og verdsatt).
|
| Fremgangsmåte
|
Permene med avstemminger oppbevares på økonomikontoret i 2-3 år, alt etter plassbehov, før de bortsettes til arkivet i kjelleren. Der arkiveres de i 10 år etter regnskapsårets utgang før de makuleres.
|
| Ansvar
|
Alle med ansvar for avstemming av resultat- og balanseposter.
|
| Tidspunkt
|
Balanseposter pr 31.12. Avstemmingene skal være dokumentert senest ved avleggelse av årsregnskap.
|
| Korrespondanse
|
| Arkivering
|
10 år hvis sammen med regnskapsmateriale - for alltid hvis egen saksopplysning som skal registreres i sak- og arkivsystem.
|
| Hvor arkiveres materiale
|
Oppbevares enten i sak- og arkivsystemet eller som vedlegg til elektronisk dokumentasjon i regnskapssystemet.
|
| Hvilke materiale
|
Korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning skal oppbevares i 10 år. Korrespondanse omfatter brev, kopier, elektronisk post og telefaks. Tilleggsinformasjon er informasjon som ikke fremgår av annet oppbevaringspliktig regnskapsmateriale. Vesentlig tilleggsinformasjon kan være endring av priser, leveringsbetingelser, endring av varetype eller tjenesteutførelse. Den kan i mange tilfeller være nødvendig å ha som grunnlag også ved attestasjon og bekreftelse ved utøvd budsjettdisponeringsmyndighet.
|
| Fremgangsmåte
|
Den som mottar korrespondanse må i hvert enkelt tilfelle vurdere hva som er vesentlig i hvert tilfelle, og ikke fremgår av annet oppbevaringspliktige regnskapsmateriale som inngående faktura. Hvis det vurderes at tilleggsinformasjon av oppbevaringspliktig må det enten registreres i sak- og arkivsystemet eller som vedlegg til bokføringsdokumentasjon.
|
| Ansvar
|
Alle som behandler vesentlig korrespondanse
|
| Tidspunkt
|
Løpende
|
| Elektroniske bilag – inngående faktura
|
| Arkivering
|
Minimum 10 år
|
| Hvor arkiveres materiale
|
Arkiveres i regnskapssystemet
|
| Hvilke materiale
|
Inngående fakturaer som mottas elektronisk i EHF-format. Registreres som bilagsart E2. Bilagsnummer består av 9 tall og starter på tallet 2.
|
| Fremgangsmåte
|
Inngående faktura i EHF-format mottas i regnskapssystemet og lagres automatisk som et lesbart bilag.
|
| Ansvar
|
Normalt økonomikonsulent/økonomimedarbeider
|
| Tidspunkt
|
Løpende
|
| Inngående faktura i papirformat som skannes
|
| Arkivering
|
Minimum 10 år i regnskapssystem
|
| Hvor arkiveres materiale
|
Arkiveres i regnskapssystemet
|
| Hvilke materiale
|
Inngående faktura fra leverandører som mottas i papirformat. Bilaget registreres med bilagsart F2. Bilagsnummer består av 8 tall og starter med tallet 2.
|
| Fremgangsmåte
|
Inngående faktura mottas i papirformat. Bilaget blir scannet, påført bilagsnummer og registrert i regnskapssystemet. Etter at bilaget er scannet inn og kontrollert at det er lesbart og sikkerhetskopi er tatt, kan papirfaktura makuleres. Det skannede bilaget er automatisk arkivert i regnskapssystemet.
|
| Ansvar
|
Den som mottar og skanner inn faktura
|
| Tidspunkt
|
Løpende
|
| Bilag i papirformat – anvisningsbilag/hovedboksbilag
|
| Arkivering
|
10 år
|
| Hvor arkiveres materiale
|
Bilagene arkiveres både på økonomikontoret og senere på bortsettingsarkiv i kjelleren på kommunehuset.
|
| Hvilke materiale
|
Alle papirbilag (hovedboksbilag). Bilagene er registrert med bilagsart GL. Bilagsnummer inneholder 8 bokstaver og starter med tallet 1.
|
| Fremgangsmåte
|
Alle papirbilag arkiveres i egne permer på økonomikontoret, sortert årlig etter bilagsnummer Permene oppbevares på økonomikontoret i 2-3 år, alt etter plassbehov, før de bortsettes til arkivet i kjelleren. Der arkiveres de i 10 år etter regnskapsårets utgang før de makuleres.
|
| Ansvar
|
Økonomikonsulent som registrerer bilag.
|
| Tidspunkt
|
Løpende
|
| Kassabilag
|
| Arkivering
|
10 år
|
| Hvor arkiveres materiale
|
Bilagene arkiveres både på økonomikontoret og senere på bortsettingsarkiv i kjelleren på kommunehuset.
|
| Hvilke materiale
|
Alle kassaoppgjør, kassaslipper og tilhørende bilag, sammen med avstemming av dagsoppgjør.
|
| Fremgangsmåte
|
Alle bilag arkiveres i egne permer på økonomikontoret, sortert årlig etter kassaoppgjør. Permene oppbevares på økonomikontoret i 2-3 år, alt etter plassbehov, før de bortsettes til arkivet i kjelleren. Der arkiveres de i 10 år etter regnskapsårets utgang før de makuleres.
|
| Ansvar
|
Økonomimedarbeider som har ansvar for kassa.
|
| Tidspunkt
|
Løpende
|
| Bankbilag
|
| Arkivering
|
10 år
|
| Hvor arkiveres materiale
|
Bilagene arkiveres både på økonomikontoret og senere på bortsettingsarkiv i kjelleren på kommunehuset
|
| Hvilke materiale
|
Alle bankutskrifter (transaksjonsoversikt) pr konto arkiveres i egne permer på økonomikontoret, sortert etter måned. Sammen med bankutskriftene skal også dokumentasjon av avstemmingene ligge samt utskrift av bokførte transaksjoner per bankkonto. Ved årets slutt skal også årsoppgaver bank arkiveres.
|
| Fremgangsmåte
|
Alle bankbilag arkiveres i egne permer på økonomikontoret, sortert etter måned og år. Permene oppbevares på økonomikontoret i 2-3 år, alt etter plassbehov, før de bortsettes til arkivet i kjelleren. Der arkiveres de i 10 år etter regnskapsårets utgang før de makuleres.
|
| Ansvar
|
Økonomimedarbeider som har ansvar for avstemming av bankkonto.
|
| Tidspunkt
|
Løpende / årlig.
|
| Rapporter fra Lindorff
|
| Arkivering
|
10 år
|
| Hvor arkiveres materiale
|
Bilagene arkiveres både på økonomikontoret og senere på bortsettingsarkiv i kjelleren på kommunehuset
|
| Hvilke materiale
|
Alle rapporter fra Lindorff (anordningsrapporter, porteføljeoversikter) pr konto arkiveres i egne permer på økonomikontoret, sortert etter måned. Sammen med rapportene skal også dokumentasjon av avstemmingene ligge. Ved årets slutt skal også dokumentasjon av innberetning arkiveres.
|
| Fremgangsmåte
|
Alt materiale arkiveres i egne permer på økonomikontoret, sortert etter måned og år. Permene oppbevares på økonomikontoret i 2-3 år, alt etter plassbehov, før de bortsettes til arkivet i kjelleren. Der arkiveres de i 10 år etter regnskapsårets utgang før de makuleres.
|
| Ansvar
|
Økonomimedarbeider som har ansvar for avstemming av rapporter fra Lindorff.
|
| Tidspunkt
|
Løpende / årlig.
|
| Dokumentasjon og spesifikasjon av merverdiavgiftsoppgave/kompensasjon for merverdiavgift
|
| Arkivering
|
10 år
|
| Hvor arkiveres materiale
|
Bilagene arkiveres både på økonomikontoret og senere på bortsettingsarkiv i kjelleren på kommunehuset
|
| Hvilke materiale
|
I tillegg til kopi av selve merverdiavgiftsoppgave, arkiveres spesifikasjon av merverdiavgift og avstemming av hver oppgave. Spesifikasjon er utskrift fra regnskapssystem som blant annet inneholder kode for merverdiavgift, bilagsnummer, grunnlag for merverdiavgift, selve momsfradrag/kompensasjon og periode.
|
| Fremgangsmåte
|
Alt materiale arkiveres i egne permer på økonomikontoret, sortert etter måned og år. Permene oppbevares på økonomikontoret i 2-3 år, alt etter plassbehov, før de bortsettes til arkivet i kjelleren. Der arkiveres de i 10 år etter regnskapsårets utgang før de makuleres.
|
| Ansvar
|
Økonomiansatt som avstemmer merverdiavgift
|
| Tidspunkt
|
Løpende
|
| Utgående faktura – manuelle faktureringsgrunnlag
|
| Arkivering
|
10 år
|
| Hvor arkiveres materiale
|
Bilagene arkiveres både på økonomikontoret og senere på bortsettingsarkiv i kjelleren på kommunehuset
|
| Hvilke materiale
|
Gjelder manuelt utarbeidede fakturagrunnlag. Fakturagrunnlag er attestert og anvist og normalt følger et sekundærbilag som brev eller annen dokumentasjon som underbygger fakturaen.
|
| Fremgangsmåte
|
Alt materiale arkiveres i egne permer på økonomikontoret, sortert etter bilagsnummer. Permene oppbevares på økonomikontoret i 2-3 år, alt etter plassbehov, før de bortsettes til arkivet i kjelleren. Der arkiveres de i 10 år etter regnskapsårets utgang før de makuleres.
|
| Ansvar
|
Det som fakturerer ut.
|
| Tidspunkt
|
Løpende
|
| Utgående faktura – elektroniske faktureringsgrunnlag fra undersystem
|
| Arkivering
|
10 år
|
| Hvor arkiveres materiale
|
Bilagene arkiveres automatisk i regnskapssystemet, som elektroniske bilag det er mulig å se.
|
| Hvilke materiale
|
Utgående faktura som sendes til kunden er lagret, sammen med eventuell tilleggsinformasjon som kommer fra undersystem.
|
| Fremgangsmåte
|
Elektroniske bilag blir lagret i regnskapet etter at filer er hentet fra undersystem og lagret i regnskapssystemet.
|
| Ansvar
|
Den som henter fakturagrunnlag fra undersystem.
|
| Tidspunkt
|
Løpende
|
| Prisoversikter
|
| Arkivering
|
10 år
|
| Hvor arkiveres materiale
|
I sak- og arkivsystemet
|
| Hvilke materiale
|
Gebyrhefte, som viser priser vedtatt av kommunestyret og som gjelder kommunale gebyrer, avgifter og andre inntekter.
|
| Fremgangsmåte
|
Gebyrheftet blir behandlet som egen sak til kommunestyret og arkiveres dermed etter vanlige saksbehandlingsregler i sak- og arkivsystemet.
|
| Ansvar
|
Saksbehandler
|
| Tidspunkt
|
Årlig (normalt oktober måned – desember i valgår)
|