|
Et grunnskolearkiv skal ha følgende arkivserier: Møtebøker inneholder referater (protokoller) fra møter i styre, råd og utvalg. I grunnskolen vil det blant annet gjelde SU, FAU og elevrådet. Referatene må være utformet slik at de inneholder den informasjonen som er nødvendig for å tolke vedtakene som er gjort. Det er ikke tillatt å produsere møtebøker ved å lime inn referater på løse ark i protokoller. Møtebøker i løsbladsystem skal bindes inn på godkjent måte før bortsetting. Saksarkivet inneholder saker som er behandlet ved skolen, og er ordnet etter arkivnøkkelen som er i bruk i kommunen (K-koder). Egenproduserte rundskriv er en arkivserie som IKAVA anbefaler å opprette. I denne serien arkiveres egne rundskriv med dokumentasjonsverdi som sendes elever, foresatte m.fl. fysisk adskilt fra resten av saksarkivet, sortert kronologisk. Hvis skolen ikke oppretter en serie som inneholder alle egne arkivverdige rundskriv, må disse arkiveres i saksarkivet. Fordelen med en egen serie er bedre oversikt over rundskrivene og en mindre arbeidskrevende jobb når disse skal kassasjonsbehandles. Elevarkiv/spesialarkiv inneholder saksdokumenter som er ordnet etter andre systemer enn arkivnøkkelen, f.eks. fødselsdato eller alfabetet. Spesialarkiver som inneholder personsensitive opplysninger er underlagt bestemmelsene i Personopplysningsloven. Ved en skole kommer alle elevarkivene inn under denne kategorien. Når det gjelder personalarkivet, skal normalt alle originale dokumenter med følger for ansettelses-, lønns- og pensjonsforhold arkiveres i det sentrale personalarkivet. |