|
SAKSBEGREP SAKSTITTEL: Hva saken gjelder SAKSTITTEL på objektmapper PRESEDENS SAK DOKUMENTBESKRIVELSE REGISTRERING AV EGENNAVN PÅ PERSONER, BEDRIFTER MYNDIGHETER OSV. GRADERING RUTINER VED JOURNALFØRING
SAKSBEGREP 1)En sak tilsvarer den fysiske saksmappa i arkivet. En arkivsak i EDB Sak og Arkiv er en samling av alle dokumenter som handler om samme forhold. 2)Andre mapper vil inneholde alt som handler om samme bygning, person, elev m.m dvs. objekt.Disse kalles DOSSIERSAKER (objektmapper)En slik sak vil inneholde flere vedtak om det samme objektet. Rettigheter til å opprette ny sak:Alle på Service- og informasjon og arkivansvarlig på skolene kan opprette ny sak.
SAKSTITTEL: Hva saken gjelder Saken skal være et speilbilde av den fysiske saksmappe som er i arkivet. Som regel skrives objektets navn først, deretter hva saken gjelder. Eksempler: RICA HOTELL – SKJENKEBEVILLING SKALLELV GRENDEHUS – MIDLER TIL UTBEDRING FOSSEN SKOLE -LEIE…………… VADSØ VANNVERK- VANNPRØVER 2000 HAVNEGATA …… – KOMMUNALE AVGIFTER RAVNEKNAUSEN ….. - BOLIGTOMT I tillegg til sakstittel på saken skrives arkivkode. Er du i tvil om arkivkoden, la det stå åpent.Arkivet sjekker opplysningen og gir riktig kode før arkivering. Vi bruker ikke forkortelser i sakstitler, unntatt gnr (gårdsnummer), bnr (bruksnummer) og f (fødselsnummer)
SAKSTITTEL på objektmapper ADOPSJON – Sakstittel – 1. linje Adopsjon (Arkiveres: Vadsø Familiesenter) 2. linje navn på de som adopterer Arkivdel: Adopsjon, koden sorteres på etternavn/fornavn BRANNSYN – Sakstittel: Navn på bygg, eks:Maurtua barnehage (Arkivers: brannstasjonen) Arkivdel: Brannsyn, sorters på navn på bygningen BYGNINGSARKIV Sakstittel: BYGNING – GNR…..BNR…… (Arkiveres: PFB) Arkivdel: Bygg, koden sorters på gnr/bnr eks: 8-315 EIENDOMSARKIV Sakstittel: EIENDOM – GNR…..BNR ( Arkiveres: PFB) Arkivdel: EIENDOM, koden sorteres på gnr/bnr eks: 8-315 Merknad: Bygnings- og Eiendomsmapper kan du i tillegg skrive adressen i linje 2. ELEVARKIV Sakstittel:1. linje ELEVMAPPE 2. linje Etternavn–fornavn– f xx xx xx Arkivdel: ELEVARKIV – elevarkiv sentralt (Arkiveres -Sentralarkivet) ELEV-PED – elevarkiv pedagogisk senter (Arkiveres - Pedagogisk senter) koden sorteres på etternavn/fornavn Saken unntas offentlighet. ELEV-PPT - elevarkiv PPT (Arkiveres - PPT) koden sorteres på etternavn/fornavn KLIENTARKIV Sakstittel: 1. linje KLIENTMAPPE ( Arkiveres -Vadsø Familiesenter) 2. linje Etternavn-fornavn f xx xx xx
Arkivdel: KLIENT -
Klientarkiv Vadsø Familiesenter koden sorteres på etternavn/fornavn Saken unntas offentlighet KLIENT-IP - Klientarkiv Vadsø Familiesenter koden sorters på etternavn/fornavn Saken unntas offentlihet FONDSARKIVSakstittel: FIRMA (person) – STØTTE FRA NÆRINGSFONDET ( Arkiveres - Sentralarkivet) Arkivdel: Fondsarkiv, koden sorteres på navn FOSTERHJEM Sakstittel:1. Linje Fosterhjem (Arkiveres - Vadsø Familiesenter) 2. linje:navn på fosterforeldre Arkivdel: Fosterhjem, koden sorteres på etternavn/fornavn GÅRDSARKIV Sakstittel: GÅRDSARKIV - GNR … BNR (Arkiveres - jordbrukssjefen (linje 2 – kan skrive navn på eier) Arkivdel: Gårdsarkiv, sorteres på gnr/bnr eks 8-315 OVERFORMYNDERIET Sakstittel: 1. linje – KLIENTMAPPE ( Arkiveres - Rådhuset) 2. linje – Etternavn – fornavn – fnr. Arkivdel: OVERFORM koden sorteres på etternavn/fornavn Saken unntas offentlighet. PERSONALARKIV Sakstittel: 1. linje PERSONALMAPPE - ETTERNAVN-FORNAVN (Arkiveres - Rådhuset/Personal) Arkivdel: Personal, koden sorteres på etternavn/fornavn STØTTEKONTAKT/BESØKSHJEM Sakstittel: 1. Linje Støttekontakt/Besøkshjem (Arkiveres - Vadsø Familiesenter) 2. linje – navn på de som skal være støttekontakt eller besøkshjem
Arkivdel: STØ/BESØK,
sorteres på etternavn/fornavn TILSETTINGSARKIV Sakstittel: 1. linje – VIRKSOMHETENSNAVN- STILLING (Arkiveres - Sentralarkivet) 2. linje – Stillings nr. ….. I kommentarfeltet – Skriv søknadsfrist Arkivdel: TILSETTING, koden sorteres på virksomhetens navn Det skal ikke brukes punktum, komma eller andre tegn i Sakstittelen. Det skal heller ikke brukes forkortelser. Hensikten med ovenstående er at de som oppretter sak bruker ”samme språk”, dette vil sikre gjenfinning.
PRESEDENS SAK – sak som er regeldannende for behandling av analoge saker. Det er saksbehandlerens ansvar å registrere eventuelle presedens saker.
DOKUMENTBESKRIVELSE: Dokumentbeskrivelse og dato skal være nøyaktig det samme som det står i det fysiske dokumentet. Hensikten med ovenstående er at du senere skal kunne identifisere dokumentet. I EDB Sak og Arkiv er det et felt for dokument type, når et dokument registreres velger vi dokumenttype. X - Internt dokument N - Notat på postliste I- Inngående dokument (gjelder også e-post og telefaks) R- Rundskriv U- Utgående dokument S - saksfremlegg/møtedokument Når det i dokumentet er oppgitt svarfrist så registreres det i Fanekort 4 – Om tekstdokument i Windows versjonen.I web versjonen klikker du inn på øvrige felt og registrerer svarfristen der. Når det ikke står noe svarfrist vil det automatisk bli registrert 3 ukers svarfrist. Registreres et RUNDSKRIV så skal det i linje 2 i dokumentbeskrivelsen stå nr. på rundskrivet. Hensikten med ovenstående er at det sikrer gjenfinning av dokumentet når det senere vises til rundskriv nr.
REGISTRERING AV EGENNAVN PÅ PERSONER, BEDRIFTER, MYNDIGHETER OSV. WINDOWS versjon - Fanekort 1 i EDB Sak og arkiv der det står kode/navn/type:1. linje (midterste rubrikk) – her skrives navnet (siste rubrikk) velger du person eller firma 2. og 3. linje skrives adresse og 4. linje postadresse med postnummer. WEB versjon – fylles ut i feltet for ekstern avsender navnet på avsenderen I innkomne brev registreres også besøksadresse, telefon-, telefaks nr, e.post adresse og kontakt person dersom det er oppgitt i det innkomne dokumentet. Det skal ikke brukes forkortelser. Brev fra departement, der skriver vi navnet fullt ut f.eks: Kommunaldepartement , Miljødepartement osv.
GRADERING Offentlighetslovens hovedregel er at våre dokumenter skal være offentlig, jfr offentlighetsloven § 2. Bestemmelser som sier at opplysningene skal unntas offentlighet (taushetsplikt) Offentlighetsloven 5a og forvaltningsloven §13Bruk riktig hjemmel/paragraf.Dokumenter som skal unntas offentlighet må graderes med riktig hjemmel/paragraf. I EDB Sak og Arkiv er det lagt inn de alternativer vi mener det er behov for. Innføring i journalen skal skje på en måte som gjør det mulig å identifisere dokumentet, så langt dette kan gjøres uten å røpe opplysninger som er undergitt taushetsplikt i lov eller medhold av lov, eller som kan unntas fra offentlig innsyn etter §§ 5 eller 6 i offentlighetsloven. Er det ikke mulig å registrere et dokument uten å røpe opplysninger kan man unnlate å ta med opplysninger som ikke skal være offentlig. Jfr arkivloven § 2-7.I EDB Sak og arkiv kan vi bruke 2. linje i dokumentbeskrivelsen for opplysninger som er unntatt offentlighet.2. linje i dokumentbeskrivelsen vil ikke komme frem på offentlig postliste når dokumentet er gradert, men i tillegg må du også velge hva som skal skjermes. (eks. objektkode, adressat/mottaker, linje 2). Når Inngående dokumenter blir registrert vurderes det om dokumentet skal unntas offentlighet og etter hvilken hjemmel den skal unntas.Saksbehandler har ansvaret for å kontrollere om dokumentet allikevel skal være offentlig, eller at dokumentet er unntatt med riktig hjemmel. Utgående dokumenter graderes av saksbehandler. GRADER DOKUMENTET, BARE UNNTAKSVIS HELE MAPPEN. . |