|
Ansvarlig: Postbehandler. Sekretæren ved sekretariatet stempler og registrerer mottatt post i Kontor 2000. . Følgende informasjon skal påføres det fysiske dokumentet med blå/svart lysekte penn: - saksnummer. - dokumentnummer - dato for mottak - ansvarlig saksbehandler - arkivkode. Alle saksdokumenter skal registreres i journalen.. Dette gjelder også hastesaker. Hastesaker prioriteres og gis særskilte behandling. SAKER SOM ER REGISTRERT TIDLIGERE Dersom et innkommet dokument har sak fra før har sekretæren ansvar for at dokumentet blir knyttet til samme sak og at en finner saken fra arkivet og de nye saksdokumentet i saksmappa. SKANNING Alle saker blir registrert og skanna av sekretæren. Det fysiske dokumentet blir lagt i arkiv, saksbehandler får dokumentet bare elektronisk. Når saken er ferdigbehandlet og avskrevet av saksbehandler og de utgående dokumentene sendt til arkivet med fullstendig journal, avsluttes saken av arkivansvarlig som legger saken i arkivet. Følgende typer post skal journalføres i sak og arkivsystemet - Inngående/eksterne brev - Anbud – anbudsliste journalføres etter fristens utløp - Eksterne referat - Forhandlingsprotokoller - Avtaler skal registreres når de er ferdig behandlet og bindende - Verdipapirer inn til kommunen - elektronisk post - telefaks Følgende typer post skal IKKE journalføres i sak og arkivsystemet - Brosjyrer - Reklame - Aviser - Kursinnbydelser - Fakturaer og lønnsmeldinger fanges opp av andre rutiner og registreres ikke (fakturaer stemples med innkommet dato) - Hotell/billettbestillinger - Ordrebekreftelser - Offentlige invitasjoner (bruk skjønn) - spørreskjemaundersøkelser - statistiske oversikter (unntak er statistikk vi lager selv) - mottatte forespørsel som ikke ansees å ha noen dokumentasjonsverdi - informasjon fra andre instanser og lignende (for eksempel møtereferater, budsjett, årsmeldinger, rapporter) oppbevares utenom arkivet. |