|
Mottak
Sentralt arkiv: Kjem til kommunehuset mellom 1100 og 1200 kvar dag. Post som er adressert til driftseiningar som brukar fagsystem vert levert til desse for registrering i fagsystem. Dersom dette er post som skal journalførast utanom fagsystema så skal denne posten returnerast til sentralt arkiv for journalføring snarast. E-post mottaket til Vestnes kommune skal ligge til sentralt arkiv og jevnleg sjekkast. E-posten skal journalførast ev. vidaresendast ut i frå arkivverdigheit. Sjå rutiner for epost Personleg adressert post Post som er personleg adressert, men som gjeld Vestnes kommune skal snarast sendast til sentralt arkiv for registrering (journalføring). Dette gjeld uavhengig av kva måte dokumenta er kome saksbehandlar i hende på (faks, direkte overlevering av papirdokument etc.). Det kan lagast avtaler om at personleg adressert post kan opnast av sentralt arkiv. Avtalane skal vere skriftlege. Ved opning skal ein kontrollere følgjande: · at alt er teke ut av konvolutten · at alle vedlegg som det er referert til ligg ved, hvis ikkje skal arkivet etterlyse desse hos avsendar. Posten skal sorterast i arkivverdig og ikkje arkivverdig post. Arkivverdig post: I journalen skal ein registrere alle inngåande og utgåande dokument som må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Ikkje arkivverdig post Som ikkje arkivverdig post reknar vi normalt trykksaker, offentlege publikasjonar, reklame og diverse anna stoff til orientering, så lenge de ikkje tilfredsstiller krava til arkivverdig post. Jf. arkivloven med forskrifter §3-19. Eks:
-
Personleg adressert post som er merka ”personleg” eller
privat” vert fordelt uopna til adressatane. Dersom namn står først er
det personlig post. (Kan inngå skriftleg avtale om opning)
- Postkort, reklame og mangfoldiggjorte invitasjonar og liknande
- Aviser, tidskrift og trykksaker
- Purringar (ifm fakturaer), bankmeldingar
- Sjuke- og eigenmeldingar
- Pressemeldingar (Inngåande)
- Årsbudsjett/-årsmeldingar fra andre bedrifter og organisasjonar.
- Rundskriv (Unntak: Kan forekomme)
- Offentlege publikasjonar (NOU, St.meld., St.prp., osv.)
- Post som fangast opp av andre fagsystem
- Reiseforskot og reiseregningar
- Adresse og namneendringar
- Skattekort
- Påleggstrekk
- Tilbod om kurs
|