|
Formål Ivareta alle avtaler/kontrakter/tinglyste dokumenter i original papirversjon. Omfang Gjelder alle avtaler/kontrakter/tinglyste dokumenter som av juridiske årsaker skal oppbevares på papir. Herunder avtaler/kontrakter med minst to signaturer, hvorav en av avtalepartene er ekstern, tinglyste avtaler samt skjøter og garantier.
Bakgrunn
Avtaler/kontrakter/tinglyste dokumenter skal registreres, skannes og arkiveres i ePhorte, samt at signert utgave arkiveres manuelt i brannsikkert arkivskap.
Ansvar
Saksbehandler:
- Oversende original underskrevet avtale/kontrakt (på papir) til arkivenheten i Helse Midt-Norge RHF for skanning, journalføring og arkivering. Det skal gis beskjed om saksnummer dersom dette eksisterer.
- Oppfølging av kontrakt/avtale i avtaleperioden.
- Ta kopi av de inngåtte avtaler/kontrakter og tinglyste dokumenter hvis det er ønskelig å ha dette lokalisert på eget kontor.
Arkivenheten Helse Midt-Norge RHF:
- Skanne, journalføre og arkivere kontrakter/avtaler i henhold til arbeidsbeskrivelse. Avtale/kontrakt/tinglyste dokument registreres i riktig sak uavhengig hvilken arkivdel saken tilhører. Avtalen/kontrakten/det tinglyste dokument skal ligge som egen journalpost eller som vedlegg til en journalpost.
System for arkivering av originale papirdokumenter:
Avtalen/kontrakten/det tinglyste dokument arkiveres i papir etter alfabetisk rekkefølge på leverandørnavn i brannsikkert arkivskap. Avtalen/kontrakten/det tinglyste dokument registreres i søkbart system på virksomhetsportalen. Har dokumentet flere leverandører vil det legges en kopi med henvisning til riktig mappe i de andre leverandørers mappe. |