|
Arbeidstilsynet bruker Elements som arkiv- og saksbehandlersystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. Elements er et arkiv- og saksbehandlingssystem fra leverandøren Sikri som følger offentlig standard for dokumentasjonsforvaltning (NOARK). Seksjonsleder for dokumentforvaltning er delegert det daglige ansvaret for systemet og dokumentforvaltning, og at det er utarbeidet nødvendige rutiner for bruk av Elements. Arbeidstilsynet behandler personopplysninger for å oppfylle tilsynets lovpålagte oppgaver etter blant annet personopplysningsloven, forvaltningsloven, offentlighetsloven, arbeidsmiljøloven med tilhørende forskrifter, allmenngjøringsloven med tilhørende forskrifter og arkivloven. Det registreres ulike typer personopplysninger i arkiv- og saksbehandlingssystemet. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i tråd med arkivlovgivningen. Saksdokumentene kan i tillegg inneholde sensitive personopplysninger. Som en del av saksbehandlingen innhenter Arbeidstilsynet i noen tilfeller opplysninger fra andre etater på eget initiativ dersom det er hjemmel for dette (f.eks. forvaltningsloven § 17). Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentlighetsloven og forvaltningsloven. Det er etablert særlige sikkerhetstiltak og rutiner for svært beskyttelsesverdig informasjon i arkivet, som for eksempel sensitive personopplysninger. Arbeidstilsynet er pålagt å gjøre sine offentlige postjournaler tilgjengelig for allmennheten på Internett. En journal er en systematisk og fortløpende registrering av alle inngående og utgående saksdokumenter. Journalene gjøres tilgjengelig på en felles portal som kalles eInnsyn. Det betyr at det er en samordning av offentlige postjournaler i en tjeneste på internett som er allment tilgjengelig. I offentlighetsforskriften § 7 andre ledd, jf § 6 fjerde ledd, er det spesifisert en del opplysninger som ikke skal framgå av offentlig journal og journaler som legges ut på nettet (blant annet taushetsbelagte opplysninger). Videre er det fastsatt at personnavn ikke skal kunne søkes fram i OEP når innførselen er eldre enn ett år. Forespørsler om innsyn via eInnsyn blir arkivert. Alle innsynskrav fra eInnsyn registreres og kvitteres ut i eget skjema. Skjemaet blir journalført ved årets slutt, og vi vil normalt gi innsyn i dette om vi får en slik forespørsel. Ved innføringen av GDPR fikk Arbeidstilsynet eget personvernombud. Som offentlig etat har Arbeidstilsynet forpliktelser i henhold til EUs personvernforordning og norsk lovgivning om personvern. |