|
Kommunen bruker følgende arkivnøkler og arkivordningssystemer:
- K-koder, versjon 2020 - 2023. Denne arkivnøkkelen skal brukes til å registrere emnekode i journaler, og til oppstilling av saksarkivene i kommunen.
- Serieordning etter gårds- og bruksnummer blir brukt til registrering av objektkode i journaler og til oppstilling av spesialarkiv.
- Serieordning etter fødselsdato blir brukt til registrering av objektkode i journaler og til oppstilling av spesialarkiv.
- Alfabetisk serieordning etter etternavn/fornavn blir brukt til registrering av objektkode i journaler og til oppstilling av spesialarkiv.
- Serieordning etter saksnummer til ordning i møte- og vedtaksbøker.
Fagarkivene organiseres etter etternavn og/eller fødselsesdato. Unntaket er eiendomsarkiv som organiseres etter gards- og bruksnr. K-Koder: FELLESKLASSER
Fellesklassene brukes til saker som er felles for alle enheter i kommunen og som handler om kommunens egenforvaltning. Fellesklassene kan stå alene eller sammen med fagklasser og/eller tilleggskoder.
Disse er numeriske fra 0-9, med videre underoppdeling.
FAGKLASSER Fagklassene brukes til saker som gjelder fagområdene/samfunnsoppgavene. Med andre ord om kommunens tjenester utad. De har alfabetisk inndeling fra A-Z. Bokstavene I og O er utelatt fordi de kan forveksles med tallene 1 og 0. Også fagklasser har underoppdeling for eksempel slik:
- A0 Opplæring (de enkelte områder) - Felles
- A00 Felles
- A01 Fjernundervisning
- A02 Voksenopplæring
- A03 Opplæring utenom skolen
- A04 Hospitantordning, elevutveksling
- A05 Skolegang i annen kommune/fylke
- A06 Privatskoler
- A07 Opplæring (de enkelte skoleslag) - Felles
Fagklassene kan stå alene eller sammen med fellesklassene og/eller tilleggskodene. I kombinasjon skal alltid fellesklassene stå først. & - TILLEGGSKODER Tilleggskodene kan aldri stå alene. De settes bak fellesklasser og/eller fagklasser der det er naturlig med mer informasjon, for eksempel &13 Høring, uttalelse. Tilleggskoder blir ikke alltid brukt fordi de bare kan registreres saksnivå. Tidligere var det mulig å kode hvert dokument alt etter innhold. Det er ønskelig at det benyttes alle 3 tegnene i hver kombinasjon. Dette gir større søkemuligheter, og det gjør det enklere å navigere i fysiske arkiver. I arkiv er oppstilingen slik:
- Fellesklasse
- Fellesklasse + tilleggskode
- Fellesklasse + Fagklasse
- Fellesklasse + Fagklasse + Tilleggskode
- Fagklasse
- Fagklasse + Tilleggskode
|