Kommunedirektørens arkivansvar

Kommunedirektøren har ifølge § 1 i Forskrift om offentlige arkiv, (Kommuneloven § 23), det overordna arkivansvaret for kommunens arkiv:

§1.Arkivansvaret i offentlege organ

Offentlege organ etter arkivlova § 2 pliktar å halde arkiv. Arkivet skal vere ordna og innretta slik at dokumenta er sikra som informasjonskjelder for samtid og ettertid. Kvar enkelt kommune og fylkeskommune kan fastsetje kva institusjonar og einingar som skal halde eigne arkiv.

Det overordna ansvaret for arkivarbeidet i eit offentleg organ ligg til den øvste leiinga i organet. I kommunar og fylkeskommunar er arkivansvaret ein del av det ansvaret som er lagt til administrasjonssjefen etter kommunelova § 23 eller kommuneråd og fylkesråd etter kommunelova § 20. Det kommunale og fylkeskommunale arkivansvaret omfattar òg arkiv som er avleverte til arkivdepot.

I henhold til delegasjonsreglementet pkt 1.6 i Grong kommune har arkivleder fullmakt til å utføre arkivoppgaver og føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen. Arkivansvaret omfatter hele arkivets livsløp - fra innføringen av nye systemer til kassasjon eller langtidsbevaring i arkivdepot. For å sikre dette skal kommunedirektøren:

• sørge for at arkivleder skal være representert i arbeidsgrupper/prosjekt som behandler saker av betydning for kommunens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, slik at arkivleder skal ha mulighet til å  avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet. 
• sørge for at arkivfaglige krav til systemer blir ivaretatt ved innkjøp.