|
Administrativ plassering
- Arkivansvar for alle kommunale arkiv inkl. arkivdepot er tillagt leder av servicekontoret. Arkivlederfunksjonen inngår i stillingen. Servicekontoret er underlagt kommunedirektør.
Fullmakt Arkivleder er arkivfaglig overordnet tjenestestedene, og har fullmakt til å instruere saksbehandlere og arkivpersonale i spørsmål som gjelder arkivfunksjonen i kommunen. Ansvar
- Arkivleder har et overordnet faglig ansvar for kommunens samlede arkivtjeneste, for arkivdanningen og for bevaringen av arkivmateriale i Værøy kommune.
- Arkivleder skal påse at arkivvirksomheten er i samsvar med gjeldende lover og reglement og at arbeidsoppgavene utføres på en rasjonell og effektiv måte slik at brukerne får den service og de tjenester de har krav på.
- Arkivleder skal rapportere til nærmeste overordnede, og har plikt til å påpeke mangler og feil og påse at disse blir rettet opp.
- Arkivleder skal være representert i arbeidsgrupper/prosjekt som behandler saker av betydning for kommunens dokumenttjeneste og arkivvirksomhet, og skal avgi uttalelser i saker som angår arbeidsområdet.
- Arkivleder er kommunens kontaktperson utad i saker som gjelder arkivvirksomheten.
Arbeidsoppgaver
- Arkivfaglig lederansvar for personale som arbeider med arkivarbeid.
- Ansvar for at det gis nødvendig opplæring, veiledning og oppfølging innenfor arbeidsområdene.
- Ansvar for at det utarbeides en helhetlig arkivplan og at denne blir vedlikeholdt.
- Sørge for at det utarbeides instrukser og reglementer innenfor arbeidsområdene.
- Kontrollere at avdelingslederne har utarbeidet oppdaterte rutiner for arkivdanningen for sine områder (jf avd.leder/fagleder sitt ansvar).
- Ansvar for at det brukes godkjent arkivnøkkel og at denne til enhver tid er oppdatert.
- Ansvar for at det brukes elektroniske sak/arkivsystemer som følger offentlige standarder..
- Ansvar for å kontrollere arkivdanningen i sakarkivsystemet og sørge for gode kontrollrutiner for oppfølging av status i saker og journalposter
- Ansvar for at arkivbegrensning og kassasjon foregår etter gjeldende regelverk.
- Føre tilsyn med arkivlokaler og arkivrom og skal påse at disse er i forskriftsmessig stand.
- Ansvar for bruk og lån av materiale fra bortsettingsarkiv.
- Ansvar for for at arkivmateriale som er 25-30 år overføres til kommunalt arkivdepot, registreres og arkivlegges der.
- Ansvar for periodisering og uttrekk av elektroniske arkiver
- Ansvar for drift av kommunens arkivdepot.
|
|