|
Værøy kommune har et felles elektronisk sak- og arkivsystem, WebSak. Systemet oppfyller kravene i Noark 4 standarden. Kommunen har et sentralarkiv som er arkivskaper for alle administrative enheter som er knyttet til WebSak. Det er knyttet flere journalenheter og arkiv deler til WebSak. All journalføring, administrativ og politisk saksbehandling skal foregå i WebSak, med unntak av klientsaker som journalføres i egne lukkede fagsystem. Kommunen innførte 2015 et fullelektronisk arkiv. Enheter som ikke er knyttet til WebSak er egne arkivskaperer. Disse har ansvar for journalføring og arkivering i egen enhet. Disse fagsystemene, med de tilhørende klientarkivene er likevel en del av kommunens arkiv. Disse arkivene er underlagt fagansvarlig arkiv sin kontroll, men det er systemeier/systemansvarlig som har arkivansvaret for sine respektive fagsystemene som inneholder arkivverdig dokumentasjon. Enheter som har personregister som krever særlig sikring mot innsyn fungerer som egne arkivskaperer for sine elektronisk databaserte fagsystem. Rutiner for arkivering følges både i sakarkivet og i klientarkivene. Journalenheter og tilgang i arkivsystem Alle administrative enheter i kommunen har tilgang i WebSak I tillegg har noen enheter fagsystemer som det foregår saksbehandling i som skaper arkivverdig dokumenter. |