FORMÅLET MED ARKIVPLANEN TIL Værøy KOMMUNEArkivplanen gir bindende retningslinjer for håndtering av all informasjon og dokumentasjon i Værøy kommune.
Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene.
Arkivplanen skal sikre at Værøy kommune ivaretar arkivansvaret sitt etter arkivlovens § 6:
"Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid." Hovedformålet
Hovedformålet med arkivplanen er kvalitetssikring av arkiv- og dokumentforvaltningen i Værøy kommune. Det skal sikre innbyggernes krav til offentlighet samt innsyn i forvaltningens saksbehandling.
I tillegg sikres dokumentasjon av juridiske forhold, saksbehandlingsmessige hensyn og kulturhistoriske interesser både for innbyggerne og for kommunen som rettslig organ og virksomhet. Sekundært formål Det sekundære formålet er å tilgjengeliggjøre informasjonen om rutiner, regler og ordningssystemer i arkivforvaltningen, både som informasjon til innbyggerne og som kunnskapsbase for saksbehandlerne. Målsettinger a) Arkivet skal være en oppdatert og tilgjengelig informasjonsbase for kommunal saksbehandling og offentlig innsyn. b) Alle saksdokumenter skal registreres i kommunens sak-/arkivsystem. Materiale som ikke er arkivverdig, men inneholder viktig informasjon skal plasseres på lagre på rådhuset c) Arkivet skal være godt registrert og sikret mot ulovlig innsyn. Alle arbeidsrutiner, arkivsystem og informasjonsbærere skal være dokumentert. d) Arkivet skal sikre god organisering og oppbevaring av dokumentasjon som har forventet forvaltningsmessig, rettslig eller forskningsmessig verdi for samtid og ettertid. Værøy kommune vil til enhver tid holde en arkivplan tilpasset kommunens organisasjon for å nå disse målsettingene. |