|
Saksbehandlerne skal:
- Kontrollere at mottatte brev er stemplet og registrert av arkivtjenesten (evt lokal arkivtjenste). Dette gjelder også faks og e-post. Det er ikke tillatt å starte saksbehandling av dokumenter som ikke er stemplet og journalført.
- Ha ansvaret for at sakspost (for både Public 360 og fagpost til fagsystem) som kommer direkte til saksbehandler straks blir levert til arkivtjenesten for stempling og journalføring.
- Ha ansvaret for at all sakspost de skriver blir journalført. Dersom saksbehandler journalfører og ekspederer selv, skal kopi av utgående brev og interne notater sendes til den lokale arkivtjenesten for arkivlegging. Disse reglene gjelder også faks og e-post.
- All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller i avdelingenes fagsystem. Saksbehandler kan selv journalføre (ferdigstille) utgående brev, men registreringen skal autoriseres (endelig journalføres) av arkivtjenesten.
- Saksmapper i papir som leveres til arkivtjenesten for arkivlegging, skal være renset for dubletter, notater o.l.
- Saksbehandlerne har ansvaret for at materiale de låner fra arkivet blir registrert, og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Utlånsfristen er 4 uker. Når det er behov for å låne en sak over lengre tid, må arkivtjenesten få melding om dette. Det er ikke tillatt å låne en utlånt sak videre til andre saksbehandlere. Utlånt materiale er låners ansvar til utlånet er avskrevet.
|
|