|
Et grunnskolearkiv skal ha følgende arkivserier: Møtebøker inneholder referater (protokoller) fra møter i styre, råd og utvalg. I grunnskolen vil det blant annet gjelde SU, FAU og elevrådet. Referatene må være utformet slik at de inneholder den informasjonen som er nødvendig for å tolke vedtakene som er gjort. Det er ikke tillatt å produsere møtebøker ved å lime inn referater på løse ark i protokoller. Møtebøker i løsbladsystem skal bindes inn på godkjent måte før bortsetting. Postjournalen registrerer inn- og utgående korrespondanse. Postjournalen føres av sentralarkivet. Journalen er elektronisk. All arkivverdig post skal registreres i journalen. Det gjelder også konfidensielle brev, som merkes U.O, samt arkivverdige brev som lærere sender til foreldre til elevene. Ephorte inneholder saker som er behandlet ved Kyrkjebygd skule, og er ordnet etter arkivnøkkelen som er i bruk i kommunen (K-koder). Saksarkivet er innrettet slik at dokumentene i en sak skal legges i en egen saksmappe, som får påført arkivnummer og sakstittel. Saksmappene skal stilles opp etter arkivnøkkelen. Egenproduserte rundskriv blir arkivert i k-kodearkivet (EMNE1). Elevarkiv inneholder saksdokumenter som er ordnet etter andre systemer enn arkivnøkkelen, f.eks. fødselsdato eller alfabetet. Elevarkiver som inneholder personsensitive opplysninger er underlagt bestemmelsene i Personopplysningsloven. Ved Kyrkjebygd skule kommer elevarkivet inn under denne kategorien. Saker til Personalarkivet registreres og arkiveres i ePhorte. |