Postmottak og dokumentfangst av papirbasert post:Inngående post All inngående post skal leveres til arkivtjenesten for åpning og registrering. Arkivtjenesten er ansvarlig for all distribusjon og behandling av inngående og utgående post. Post som blir levert personlig skal henvises til stab/service for avlevering. Anbuds- og tilbudsdokumenter stemples med dato og klokkeslett og legges uåpnet til mottaker. Egen rutine for behandling av slik post, se under spesialrutiner "anbuds- og tilbudsdokumenter". Post til Helse, barnevern, PLO, Nav-Salangen, Salangen folkebibliotek, PPT, hovedverneombud, Fagforbundet, Utdanningsforbundet og Delta legges i merket posthylle, alle enheter har egen posthylle. Intern post All intern post SKAL legges i merket omslag "intern post" i enhetens hylle. Intern post omslag SKAL benyttes så langt det lar seg gjøre. Arkivtjenesten/saksbehandler er ansvarlig for distribuering i de enkelte interne posthyller. Intern post omslag skal adresseres slik:
- dato
- enhetens navn + personnavn
Ekstern post Ekstern post (som skal sendes), skal frankeres av stab/service og leveres på Posten. E-post E-post som vedrører saksbehandling skal behandles og registreres av postmottak eller av saksbehandler. Tekstmeldinger (SMS) og andre sosiale medier Tekstmeldinger (SMS) og andre sosiale medier som mottas skal behandles som annen post hvis de inneholder opplysninger som inngår i saksbehandlingen. Personlig adressert papirpost Personlig adressert papirpost skal leveres uåpnet til adressaten hvis ikke man har inngått avtale om at slik post kan åpnes av arkivtjenesten. Dersom posten likevel er av generell karakter, plikter mottaker å registrere i sakssystemet. Denne regel gjelder også e-post, SMS og andre sosiale medier. |