|
Journalføring i saksbehandlings- og arkivsystemet, elektronisk arkiv Stempling Inngående fysiske saksdokumenter stemples med datostempel. Dette for å tilkjennegi hvilken dato dokumentet kom Meløy kommune i hende. Elektroniske dokumenter overføres direkte til saksbehandlings- og arkivsystemet, og stemples følgelig ikke. Journalføring av innkommende saksdokumenter Journalføring i saksbehandlings- og arkivsystemet utføres ved at det enkelte dokument først registreres og deretter skannes. E-post og telefaks behandles på samme måte som papirdokumenter. I journalen registreres mottaksdato, avsender/mottaker, referanser, arkiv- og emnekode (primær og sekundærkode), saks- og dokumentnummer, saksbehandler/avdeling, offentlighetsvurdering, tilgangskode og avgraderingstidspunkt. Saksdokumentet klasseres etter arkivnøkkel (K-koder). Dokumentet knyttes enten til en eksisterende sak eller det opprettes en ny sak. Journalføring av egenproduserte saksdokumenter Saksbehandler har primæransvaret for å journalføre utgående brev og interne notat, utredninger og framlegg til vedtak, og samtidig avskrive inngående brev som er besvart. Ved behov for opprettelse av ny sak må Arkivet kontaktes. Hvis et dokument er ført i feil sak, melder saksbehandler fra til arkivet, som overfører dokumentet til riktig sak. Saksbehandler har også ansvar for å melde fra til Arkivet når egne saker skal avsluttes. Brev som er unntatt offentlighet skal ikke sendes med faks eller som e-post med mindre kryptering benyttes. Arkivet skal kontrollere at de egenproduserte saksdokumentene er korrekt journalført. Journalføring i tilknytning til fagsystemene Dokumenter som journalføres i fagsystemer, journalføres etter rutiner for den enkelte enhet. |