Saksbehandler

Saksbehandler har et viktig medansvar for at arkivet alltid skal fungere som en oppdatert og effektiv informasjonsbase.

Saksbehandler er ansvarlig for at alle saksdokumenter de arbeider med blir arkivlagt, dvs. alle saksdokument som iht. Offentlighetsloven §§ 2 og 3 er å regne som saksdokument for organet. En sak kan defineres som en forespørsel som er til behandling. Dokumentene i en sak skal holdes samlet – og det skal være samsvar mellom fysisk arkiv og dokumentene som inngår i et saksnummer i sak-/arkivsystemet.

Saksbehandler skal derfor:

• Kontrollere at mottatte brev, telefaks og e-post er lagt inn og journalført i ePhorte. Det er ikke anledning til å starte saksbehandling på brev som ikke er journalført.
• Ha ansvaret for at brev (inkl. e-post og telefaks) som kommer direkte til saksbehandler blir journalført.
• Påse at gradert post er/blir påført riktig lovhjemmel.
• Påse at overskriften på utgående brev er dekkende og at brevet kun omhandler en sak.
• All saksbehandling skal skje i kommunens sak/arkivsystem eller fagsystemer. Absolutt ingen kommunale dokumenter skal lagres i personlige filer/mapper. Saksbehandler skal ferdigstillig egne utgående brev og interne notater – dvs. alt som mottas som ledd i saksbehandlingen, slik at arkivtjenesten får journalført dokumentene.
• Ha ansvaret for at alle brev de sender ligger i riktig saksmappe. Dette gjelder også telefaks og e-post.
• Gi beskjed til arkivet ved overføring av sak til annen saksbehandler.
• Saksbehandler har ansvaret for at arkivmappen ryddes for arkivuverdig materiale som konsept, kladder, dubletter, arbeidsnotat m.m. (fortrinnsvis saksmapper til fagsystemer).
• Saksbehandler har ansvaret for at materiale de låner ut fra arkivet blir registrert som utlånt og at materialet blir returnert i samme stand som før utlånet. Saksbehandler kan ikke låne arkivmateriale videre til andre uten at dette blir registrert.
• Saksbehandler har ansvaret for oppfølging av saker - jf. obs og forfallskontroll.
• Saksbehandler må være obs på at de jevnlig må sjekke saksmappene, slik at de har oversikt over hva som er påbegynt, under behandling og ferdigstilt. Saksbehandler gir beskjed til arkivtjenesten om det er dokumenter som skal 'Utgå' fra saksmappen, pga dobbel føring e.l.

I arkivfaglige saker er saksbehandler underordnet arkivleder i kommunen og er til enhver tid pålagt å følge gjeldende rutinebestemmelser.