Oppgavefordeling mellom arkivpersonale, saksbehandlere og ledere Å være arkivar er ensbetydende med mye arbeid, oppgaver og ansvar. Man skal inneha kunnskaper om arkiv og arkivering og fortløpende behandle inn- og utgående post. Men dette er bare det grunnleggende for hva arkivaren skal utføre. For i tillegg må arkivtjenesten:
- Kvalitetssikre arkivopplysningene på ferdigstilte dokumenter/journalposter, og daglig journalføre disse, slik at postlista er fullstendig med både inn- og utgående brev.
- Kontrollere offentlig postjournal (før publisering) slik at man unngår å publisere sensitive opplysninger.
- Journalføre post som ligger i søket ”til omfordeling” fortløpende. JP skal ikke bli liggende på dette området, men skal inn i arkivet i likhet med all annen inngående post. Her kommer både arkiv- og forvaltningslov inn, da dette søket omfatter innkommende poster, og avsender tross alt har krav på ett svar.
- Regelmessig utføre arkivbegrensning, og da fortrinnsvis i sammenheng med avslutting av saksmapper.
- Månedlig opprette restanselister på uavskrevne JP på saksbehandler/leder.
- Informere lederen på etaten om de journalpostene som etter forvaltningsloven er overmoden. Lederen informerer saksbehandler.
- Hvert kvartal produsere restanselister på saker under behandling - for å følge opp at sakene faktisk er i jobb/har fremdrift, og for å finne saksmapper som burde vært avsluttet.
- åpne, sortere, skanne og registrere all inngående post (husk også mail og sms)
- kontrollere at saksbehandlernes egne registreringer er riktige
- kontrollere forfallslister
- betjene utlån fra arkivet
- arkivlegge ferdig behandlete saker
Saksbehandlerne har ansvar for å:
- sørge for at personlig adressert post, enten det er papirdokumenter, telefaks, e-post eller sms, blir levert til arkivtjenesten for registrering i brevjournal dersom dette er til administrasjonen (sakspost)
- holde oversikt over hvilke saker de har til behandling ved hjelp av saksbehandlingssystemet
- se til at riktig offentlighetsvurdering er gjort
- sørge for at all dokumentproduksjon skjer i ePhorte
- registrere utgående brev, og avskrive inngående brev og henvendelser som er besvart/behandlet
ePhorte:
- Alltid ferdigstille dokumenter og saksmapper
- Ved saksframlegg til utvalg: Ferdigstille dokument - legge til behandling- og endre denne statusen til KL: Klar fra saksbehandler og godkjent av leder
- Sjekke saksmappene for dokumenter som skal ha status U - Utgått, i de tilfellene det er doble JP e.l. som følge av feil registrering
Ledere har ansvar for å:
- gjennomgå og fordele posten til rett saksbehandler, i de tilfellene arkivpersonale er usikker.
- kvalitetssikre offentlighetsvurdering
- sørge for at restanselister følges opp
- bidra til at kravene til dokumentasjon av saksbehandlingen blir ivaretatt
|
|