|
Ansvarlig : Arkivansvarlig og saksbehandler Elektronisk post skal journalføres etter samme regler som for annen innkommen post. Saksbehandlere som mottar/sender arkivverdig e-post direkte, skal videresende denne til arkivpersonalet slik at dokumentet blir registrert Saksbehandler vurderer om e-posten i tillegg skal mottas/sendes som vanlig undertegnet brev. Dersom meldingen senere mottas/sendes som brev, skal dette brevet stemples og erstatte den elektroniske meldingen. Arkivansvarlig har ansvar for virksomhetens felles postmottak. Arkivansvarlig vil ta i mot, registrere og videresende e-postmeldinger som kommer til postmottaket. Arkivverdig e-post tas ut på papir, registreres og arkiveres før den videresendes. Dersom e-posten ikkeer arkivverdig , kan den videresendes direkte til saksbehandler. E-post som mottas på annen adresse enn fellesmottaket og er arkivverdig, skal videresendes arkivpersonalet for registrering i journalen. Når det gjelder dokumenter unntatt offentlighet må det vises aktsomhet ved bruk av e-post. Graderte dokumenter skal krypteres, jf sikkerhetspolitikk i Telemark fylkeskommune. |