| Ansvarlig: Saksbehandler Etter at en sak er ferdig behandlet, er det saksbehandlers ansvar å avlevere en komplett og ryddig saksmappe for arkivering i sentralarkivet. Før avlevering til arkivering skal saksbehandler rydde i saksmappen. Arkivansvarlig påser at arkivkoden er korrekt påført og at mappen er ryddet i tråd med retningslinjene. Som hovedprinsipp skal en saksmappe inneholde alle skrevne dokumenter og interne arbeidsnotater. Håndskrevne notater som legges i den fysiske saksmappen, og som inneholder opplysninger som har betydning for avgjørelsen, skal dateres, undertegnes og journalføres. Saksmappen skal inneholde en oversikt over journalposter som legges fremst. Deretter legges dokumentene i kronologisk rekkefølge. Saksmappen skal inneholde:
- utskrift over journalposter i saken (rapport i K2000eSak)
- all korrespondanse i saken
- kopier av utgående dokumenter
- samlet saksfremstilling
- alle vedlegg i saken
- kopi av melding om vedtak
|