|
Ansvarlig: Arkivleder Hovedregelen er at alle dokument som har betydning for en sak, skal journalføres og skannes i sakarkivsystemet. I henhold til NOARK skal alle registreringer knyttes mot et arkivsaksnummer. Elektronisk journalføring og skanning av dokumenter gjøres for å forenkle gjenfinning, minske behovet for kopiering og gi rask tilgang til nødvendig informasjon på tvers av etater og avdelinger uavhengig av tilgang til det fysiske dokumentet. Arkivpersonalet må alltid søke i databasen før dokumentene registreres for å finne ut om dokumentene skal registreres på en allerede eksisterende sak eller om det skal opprettes ny sak. I tillegg kontrollere hvem som er saksansvarlig/saksbehandler. Dersom det er interne kopimottakere, skal også disse registreres på journalposten. Ferdigregistrerte utgående dokumenter påføres følgende statuskode: J - på journalposten - journalført og kontrollert av arkivet F - på ferdig vedlegg – ferdig og låst. Følgende dokumenttyper registreres i sak/arkivsystemet:
- inngående post
- interne dokumenter
- rundskriv som blir gjenstand for saksbehandling
- telefakser
- elektroniske meldinger (e-post)
Dersom et dokument blir levert saksbehandler direkte, og er av en slik art at det skal journalføres, er saksbehandler ansvarlig for at dokumentet leveres sentralarkivet for journalføring. Sentralarkivet journalfører inngående post fortløpende. Følgende typer post skal ikke registreres i sakarkivsystemet:
- fakturaer/fakturagrunnlag/regninger (kommer inn i eget system)
- tidsskrifter/bøker/aviser (bibliotek)
- kurs/seminartilbud (kortvarig interesse)
- møteinnkallinger, fra andre (kortvarig interesse). Visse unntak er for eksempel generalforsamlinger.
- årsmeldinger, andres (bibliotek)
- pressemeldinger, andres
- offentlige publikasjoner (bibliotek)
- årsbudsjett fra andre institusjoner
- protokoller og referat til orientering fra andre organ utenfor sentraladministrasjonen. Særutskrifter kan likevel registreres.
- hotell-/billettbestillinger
- ordrebekreftelser
- statistiske oversikter
- sykemeldinger
- offentlige invitasjoner (bruk skjønn)
- lover, forskrifter, regelverk (bibliotek)
Arkivuverdig post fordeles direkte til saksbehandler/avdelingsleder. |