|
I forbindelse med byggingen og innflyttingen til det nye regjeringskvartalet på slutten av 1950-tallet ble det nedsatt et utvalg for å se bl.a. nærmere på rutiner for arkivarbeidet. Dette utvalget – arkivutvalget av 1958 – la grunnlaget for hele den arkivdanningsprosess som vi i dag tar som en selvfølge. Hele regelverket fra 1960-70 og 80-åra er et resultat og en videreoppfølging av arkivutvalgets arbeid. Under arbeidet med å lage instrukser både for arkivarbeideti statsforvaltningen og for arkivleder, introduseres for første gang begrepet arkivplan. Alt i utkast til normalinstruks for arkivsjefstilling foreslo Riksarkivaren og Statens rasjonaliseringsdirektorat (det nåværende Statskonsult) i 1965 at arkivsjefen spesielt skulle sørge for ” at det forefinnes en ajourført plan for oppbevaring, avlevering og kassasjon” I den endelige normalinstruksen or arkivlederstillinger som kom i 1970 finner vi så å si samme formulering ” arkivlederen har ansvaret for at det til enhver tid finnes ajourført plan for oppbevaring, avlevering og kassasjon av institusjonens arkivmateriale”. Betydningen av å skaffe oversikter over hva som fantes i arkivet og samtidig få oversikt over hvilke regler og instrukser som gjaldt for arkivarbeidet, ble tillagt større vekt utover på 1970-tallet. For å få de statlige arkivene til å bli så strømlinjeformete som det nye regelverket la opp til, var det ikke tilstrekkelig å skaffe oversikt over selve arkivmaterialet, men det krevdes at de som hadde ansvaret for arkivarbeidet, også hadde kjennskap til både det generelle regelverket som angikk arkivarbeidet og de spesielle regler og rutiner som skulle utarbeides for eget arkiv.Krav til institusjonene om å lage en arkivplan ville få større vekt om det ble nedfelt i instruksen for arkivarbeidet og ikke bare i arkivleders instruks. Derfor fikk den nye arkivinstruksen som kom i 1984 et eget punkt om arkivplan der det het ” Institusjonen skal til enhver tid ha en ajourført plan for sitt arkiv. Arkivplanen er en samleplan for instrukser, regler, planer m.v. som gjelder utføring av arbeid i arkivet: mottak av post og registrering, arkivlegging, plassering, bortsetting, kassasjon, overføring og avlevering av arkivet.” Begrepet ”arkivplan” i kommunesektoren var lenge synonymt med arkivnøkkel. For kommunens vedkommende finner vi først i 1990 i boka Moderne arkiv utgitt av Kommuneforlaget, at begrepet arkivplan får betydning utover å være synonymt med arkivnøkkel. I boka rådes kommunen til å ” ha en arkivplan som forteller hvordan arkivet er bygd opp, hva det inneholder, hva som skal bevares og hva som skal kasseres osv. Planen skal gi et fullstendig oversyn over arkivet.”, dvs en samleplan slik som foreslått i den første arkivlederinstruksen. Kommunene ble utsatt for organisatoriske endringer og teknologiske utfordringer, og det har gjort at behovet for arkivplaner ble ekstra stort. I første halvdel av nittitallet var arbeidet med å lage arkivplaner i kommunene oftest ensbetydende med å lage og samle oversikter over arkivmateriale og arkivrutiner i den enkelte virksomhet. Snart fant mange ut at det ikke nødvendigvis var nok å drive med kartleggingsarbeid og statusbeskrivelser. Etter hvert ble målet med arkivplanarbeidet først og fremst å øke kvaliteten på arkivarbeidet. Arkivplanarbeidet ble preget av analyse, og behovet for å utvikle nye arbeidsmåter, rutiner, og forskrifter ble større.
Første januar 1999 ble forskriften til arkivloven gjort gjeldende. Både før og etter at forskriften til arkivloven kom, har det vært knyttet mange definisjoner til begrepet arkivplan. Selv om begrepet har eksistert en stund, er det først de siste ti-femten årene at arbeidet med å lage arkivplaner for alvor har kommet i gang. Inntil arkivforskriften kom i 1999, var det nesten bare kommuner her i landet som laget arkivplaner.
Hovedbestemmelsen om arkivplan i forskriften er å finne i paragraf § 2-2 og lyder: ” Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet.” Paragraf § 2-2 i forskriften sier at alle offentlige virksomheter har plikt til å ha en arkivplan. Det som står der er at ethvert offentlig organ er forpliktet til å ha en ajourført samleplan som kalles arkivplan, som viser hva arkivet omfatter og hvordan det er organisert. Arkivplanen skal også vise hva slags instrukser, regler, planer, mv. som gjelder for arkivarbeidet. Arkivforskriftens bestemmelser om arkivplan er bevisst generelt utformet, fordi forholdene i den offentlig forvaltning ofte vil være så ulike at det neppe er hensiktsmessig å gi detaljerte pålegg om hvordan arkivplaner skal utformes. Du kan lese mer om hva arkivplaner skal inneholde i: - Arkivhåndboka til Ivar Fonnes, - Riksarkivarens mal for arkivplan - Alf Thorsens bok ”Arkivplan” |